Cómo armar un circuito de aprobación de facturas que la gente use

El circuito de aprobación es la parte de cuentas a pagar donde más se nota si el sistema fue diseñado mirando cómo trabaja la gente o mirando un diagrama.

Un circuito de aprobación de facturas es la regla escrita que dice, para cada tipo de gasto, quién tiene que firmar un comprobante antes de que se pague, en qué orden, desde qué monto y qué pasa si esa persona no está o no firma a tiempo. Es un control interno: separa a quien carga la factura de quien decide pagarla.

Un circuito técnicamente correcto que nadie usa produce el peor resultado posible: las facturas se aprueban por fuera, por mail o de palabra, y el sistema queda como un registro de algo que ya se decidió en otro lado.

Por qué la firma tiene que ser de otra persona

Porque la separación de funciones es la base del control interno: el marco Internal Control — Integrated Framework del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), en su versión de 2013, la ubica dentro de las actividades de control, junto con las autorizaciones y aprobaciones.

Segregation of duties is typically built into the selection and development of control activities. Where segregation of duties is not practical, management selects and develops alternative control activities.

En castellano (traducción nuestra): la separación de funciones se construye adentro de los controles, y donde no es práctica, hace falta un control alternativo. En una empresa chica eso suele ser una segunda firma.

Un circuito por rubro, no uno para toda la empresa

Un circuito por rubro es la decisión de diseño que más cambia el resultado, porque una factura de alquiler, una de mercadería y una de honorarios necesitan tres controles distintos:

Un circuito único obliga a las tres a pasar por los mismos pasos. La mitad termina siendo formalidades que se firman sin mirar, y firmar sin mirar es la forma más común de que un control deje de existir sin que nadie lo anuncie.

El rubro tiene además una ventaja: es casi el mismo dato que define el régimen de retención de la RG 830. Clasificar bien la factura sirve dos veces.

Los cinco componentes de un circuito

Todo circuito tiene cinco componentes: los pasos y su orden, qué hace cada paso, quién lo hace, la segunda firma por monto, y los suplentes con la escalación. Si falta uno, el circuito se frena o se saltea.

1. Los pasos y su orden

De izquierda a derecha, como pasa la factura:

Entra → control fiscal → primera firma → segunda firma (si aplica) → lista para pagar

El control fiscal va antes de las firmas, siempre: no tiene sentido hacer firmar a tres personas una factura que se va a rechazar igual por un CAE inválido o por estar duplicada. Está explicado en las guías de constatación de CAE y duplicados.

2. Qué hace cada paso: firmar o confirmar que llegó

No todos los pasos son una firma. Hay dos tipos y conviene que el sistema los distinga:

Mezclarlos genera confusión real: quien recibe en depósito no está autorizando un pago, está diciendo que la mercadería entró.

3. Quién firma: el área, no la persona

Los pasos se definen por área, y las personas se asignan al área. Es lo que permite que alguien se vaya de la empresa sin que haya que rearmar los circuitos.

Dentro del área hay dos modos, y conviene poder elegir:

• Cualquiera del área puede firmar. Es lo habitual y lo que hace que el circuito no se frene.
• Todas las personas del área tienen que firmar. Para casos donde se busca consenso explícito.

4. La segunda firma por monto

La regla más útil y la más simple se escribe en una línea: "Si supera $2.000.000, también la firma Dirección" (el monto es un ejemplo; lo fija cada empresa). Concentra el control donde está el riesgo. Poner a todo el mundo a firmar todo es el equivalente organizativo de la alarma que suena siempre.

Un matiz que se olvida: un umbral en pesos no se puede comparar contra una factura en dólares sin elegir una cotización, y elegirla es decidir cuánto se paga. Lo prudente es que, con moneda extranjera, se pidan todos los pasos.

5. Suplentes y escalación

Son los dos mecanismos que evitan que el circuito se frene.

Suplentes: cada persona tiene suplentes definidos en orden —"si no está Marcela, firma Diego; si tampoco está Diego, Hernán"— y una marca de ausencia con fecha de regreso, para que el sistema sepa cuándo aplicarlo sin que nadie avise.

Escalación: "si Compras no firma en 2 días hábiles, pasa a Dirección". Elimina el rol informal de perseguidor de firmas.

Sin estos dos, aparece la excepción manual, que es por donde se saltean todos los demás controles.

Cuándo la orden de compra reemplaza a la firma

Hay una excepción razonable: cuando la factura está atada a una orden de compra (OC) ya aprobada, alguien ya decidió qué comprar, a quién y por cuánto, y pedir otra firma es hacer firmar dos veces la misma decisión.

Sin embargo, la excepción solo vale si cierran tres puntas: la factura declara una OC que existe, el importe cabe en el saldo de esa orden dentro de una tolerancia chica, y hay remito que confirma que llegó lo que se factura. Si alguna no cierra, la factura vuelve al circuito normal diciendo en qué difiere; nunca se paga igual. Y sin remito no se paga, con firma o sin ella. El detalle está en three-way match.

El aviso: un resumen, no una notificación por factura

El aviso al firmante tiene que ser un resumen por persona, una vez al día: una notificación por factura son tantos mails como facturas, y con veinte facturas pendientes son veinte mails. A la segunda semana el firmante arma una regla en Outlook que los manda a una carpeta, y el circuito deja de correr sin que nadie se entere.

En qué orden va el resumen

El orden del resumen importa: primero lo que no puede esperar —vencidas, vencen hoy o mañana, proveedor crítico, llegó por escalación—, después el resto, y al final lo que no tiene fecha de vencimiento, que no es urgente: le falta un dato.

Rechazar tiene que costar lo mismo que aprobar

Si aprobar es un clic y rechazar requiere entrar al sistema, buscar la factura y escribir un descargo, el circuito está sesgado hacia la aprobación, aunque nadie lo haya diseñado así a propósito.

Rechazar tiene que estar al lado de aprobar, con motivo obligatorio. El motivo no es burocracia: es lo que permite que quien cargó la factura sepa qué corregir sin tener que preguntar.

Cómo está resuelto en Arqueo

En Arqueo (arqueoempresas.io) el circuito se arma desde la pantalla, por rubro, con filas en castellano: "IT confirma que llegó. Después firma cualquiera de Administración." Cada paso define el área, qué hace —firmar o confirmar la recepción—, si alcanza con cualquiera del área o tienen que hacerlo todos y, desde la segunda firma, si aplica siempre o solo por encima de un monto. La escalación por plazo existe desde el 19/09/2026 y se arma igual, por área, en días hábiles de lunes a viernes.

Cada persona que firma recibe un resumen por mail a la hora que fija la empresa, con los botones Aprobar y Rechazar en cada línea: se resuelve sin entrar al sistema, y rechazar pide el motivo.