Cómo detectar facturas duplicadas antes de pagarlas dos veces

El pago duplicado es el error más evitable de cuentas a pagar y uno de los más difíciles de revertir: detectado antes de pagar cuesta cero; detectado después, hay que pedirle al proveedor que devuelva plata que ya cobró.

Una factura duplicada es un mismo comprobante que entra dos veces al circuito de pago: por un reenvío, por dos canales distintos o en dos formatos. Detectarla es un problema de definir bien una clave, y en Argentina esa clave tiene cuatro campos, más un quinto control sobre el archivo.

La clave que identifica un comprobante

Un comprobante argentino queda identificado por cuatro campos: CUIT del emisor + tipo de comprobante + punto de venta + número. La razón está en la Resolución General 1415 (RG 1415) de ARCA (ex AFIP): el número tiene 13 dígitos, cinco del punto de venta y ocho del comprobante, y la numeración no es única por emisor.

Los OCHO (8) restantes se asignarán al número del comprobante y deberá comenzar desde el 00000001. Esta obligación se cumplirá en forma consecutiva, progresiva e independiente por cada punto de venta o emisión, cada clase (“A”, “B”, “C” o “E”) y tipo de comprobante.

Por eso el número solo no alcanza: el mismo 00001234 existe legítimamente en dos puntos de venta, o como factura A y como nota de crédito A. La clave debe incluir el tipo de comprobante, no solo la letra.

Son los mismos campos que usa ARCA

No es una convención interna. El web service de Constatación de Comprobantes (WSCDC) de ARCA pide esos cuatro datos, junto con otros, para encontrar un comprobante, y su manual lo explica así:

Los comprobantes pueden ser constatados por el emisor, por el receptor, o por cualquiera que tenga acceso al ws e invoque el método de constatación enviando en el request los datos mínimos e indispensables que lo identifican (…)

Si esos campos sirven para que ARCA lo encuentre, sirven para que un sistema detecte que ya lo tiene.

Normalizar antes de comparar

La clave falla si los mismos datos se escriben de dos formas, y la norma misma admite dos: la RG 1415 permite escribir el punto de venta con cuatro o con cinco dígitos. En el WSCDC, el punto de venta va de 1 a 99998 y el número, hasta 8 dígitos. Por eso conviene guardar los dos como números y no como texto: así 0001-00001234 y 00001-00001234 son el mismo comprobante, y no dos. Lo mismo con el CUIT, que tiene 11 dígitos y se escribe con guiones o sin ellos.

El quinto control: el hash del archivo

A esos cuatro campos conviene sumarles el hash del archivo, una huella que cambia si cambia un solo byte. Atrapa el reenvío exacto del mismo PDF antes incluso de leer los campos. Sin embargo, no reemplaza a la clave: dos archivos distintos con el mismo comprobante adentro tienen hashes distintos.

Los cuatro duplicados que aparecen en la práctica

En la práctica aparecen cuatro duplicados, y cada uno lo atrapa un control distinto: el hash, la clave de cuatro campos o la constatación del CAE.

1. El reenvío del proveedor

El proveedor manda la factura, no le contestan, y a la semana la reenvía. Mismo archivo, mismo todo. Es el más fácil de atrapar: lo detecta el hash antes incluso de leer los campos.

2. La misma factura por dos canales

Llega por mail a la casilla de facturas y, en paralelo, alguien de compras la baja y la sube al Drive. Son dos archivos distintos —distinta compresión, distinto nombre— con el mismo comprobante adentro. El hash no la atrapa; la clave de cuatro campos, sí.

3. La foto y el PDF

Pasa sobre todo con tickets y comprobantes de gastos. Alguien saca una foto con el teléfono y después el proveedor manda el PDF. El archivo es completamente distinto, y hasta la calidad de lectura difiere. Solo la clave de cuatro campos los une.

4. La reemisión

El proveedor anuló y reemitió con otro número. No es un duplicado: son dos comprobantes distintos, y uno está anulado. Un sistema que lo marca como duplicado se equivoca, y uno que paga los dos también. Esto lo resuelve la constatación del CAE, no el control de duplicados.

Por qué el control por importe no sirve

El control por proveedor e importe falla en las dos direcciones: marca 12 veces por año cada abono mensual y no ve un duplicado con el importe mal leído. Es el control que trae casi todo sistema genérico: "avisar si hay otra factura del mismo proveedor por el mismo importe".

Marca lo que no es

Los abonos mensuales —alquiler, servicios, servicios profesionales con retainer— son por el mismo importe y al mismo proveedor todos los meses. La alerta salta doce veces al año sin motivo. A los tres meses el equipo la ignora por reflejo, y ese es el verdadero daño: el control sigue existiendo pero ya no cumple ninguna función.

No ve lo que sí es

Si el mismo comprobante se cargó dos veces y en una de las cargas el OCR leyó $1.240.000 y en la otra $1.240.00, el control por importe no encuentra nada. La clave de cuatro campos, en cambio, no depende del importe.

Una alerta que grita seguido deja de ser una alerta.

Dónde poner el control

El control de duplicados va en el mismo lugar que la constatación del CAE: antes de las firmas, en el nodo de control previo al circuito de aprobación.

Ponerlo al momento del pago es tarde por dos motivos. El primero es obvio: alguien firmó dos veces la misma factura. El segundo es más sutil: en el momento del pago el comprobante ya está en un lote, y sacarlo del lote implica rehacerlo.

Qué hacer cuando se detecta uno

La respuesta correcta es bloquear, no borrar. Un duplicado borrado es información perdida, y algunos "duplicados" no lo son. Lo que conviene, en cuatro pasos:

• Bloquear el ingreso del segundo comprobante, no eliminarlo.
• Mostrar contra cuál chocó, con enlace al original y a su estado actual.
• Dejar el rastro: qué llegó, cuándo, por qué canal y contra qué se bloqueó.
• Permitir desbloquear con motivo, porque el caso de la reemisión existe y alguien tiene que poder decir "este no es duplicado, es el reemplazo del anulado".

En Arqueo (arqueoempresas.io) el control de duplicados, que también compara el hash del archivo, corre en el nodo de control, que es previo a las firmas.

El control que hace falta además

Detectar el duplicado del comprobante no cubre todo. Existe un segundo duplicado, más difícil: el mismo gasto facturado dos veces con comprobantes distintos.

El proveedor factura el flete en la factura de la mercadería y además manda una factura aparte por el mismo flete. Los dos comprobantes son legítimos y únicos. Lo que está duplicado es el gasto.

Eso no lo resuelve una clave: lo resuelve el cotejo contra la orden de compra y el remito, que es el tema de la guía de three-way match.

En resumen

En resumen: un comprobante argentino se identifica por CUIT del emisor, tipo, punto de venta y número, los mismos datos que usa ARCA para encontrarlo. El hash del archivo atrapa el reenvío exacto, la clave atrapa el mismo comprobante en otro archivo, y la constatación del CAE distingue una reemisión de un duplicado. El control va antes de las firmas y bloquea, no borra.