Three-way match: cotejar orden de compra, remito y factura

Antes de pagar, tres documentos tienen que contar la misma historia: lo que se pidió, lo que llegó y lo que se cobra. Cuando no coinciden, la diferencia se explica antes del pago o se reclama después.

El three-way match —cotejo de tres puntas— es el control que compara la orden de compra, el remito o recepción y la factura antes de liberar un pago. Es el control más viejo de cuentas a pagar y sigue siendo el que más plata cuida.

Las tres puntas

Las tres puntas son tres documentos emitidos por tres partes distintas: compras emite la orden, el depósito conforma la recepción y el proveedor emite la factura.

Si las tres coinciden, el pago procede. Si no, hay una diferencia, y la diferencia tiene que explicarse antes del pago. Después del pago, una diferencia es un reclamo; antes, es una conversación.

Qué dice la norma sobre el remito

En Argentina el remito no es un papel interno: la Resolución General 1415 (RG 1415) de ARCA (ex AFIP) lo exige para todo traslado de mercadería.

Todo traslado y entrega de productos primarios o manufacturados estará documentado mediante factura, remito, guía o documento equivalente (…)

La misma norma pide que la factura consigne el número del o los remitos vinculados con la operación (Anexo II), y que el duplicado o la copia digital del remito se conserve por lo menos 2 años. Ese número de remito impreso en la factura es el hilo que une la segunda punta con la tercera.

La recepción conformada ya está en la norma

Desde abril de 2025, cuando el remito se emite con un sistema computarizado o electrónico, el emisor puede no imprimirlo. A cambio, la RG 1415 agrega una obligación que es exactamente la segunda punta del cotejo:

Asimismo, se deberá habilitar el medio para que el destinatario de los bienes pueda conformar la correspondiente recepción de los mismos.

Es decir: conformar la recepción dejó de ser solo una buena práctica de control interno. Es una figura que la norma prevé.

Qué se compara, exactamente

Se comparan tres cosas, siempre línea por línea y nunca por el total: la cantidad, el precio y la unidad de medida. Cada una se controla contra un documento distinto, porque no todos los documentos traen los mismos datos.

Cantidad: lo que llegó contra lo pedido y lo facturado

Si la orden pedía 100 unidades, llegaron 80 y la factura cobra 100, se paga por 80. La regla es corta: se paga lo que llegó.

La cantidad se controla con el remito porque es su dato central: la RG 1415 le exige descripción, contenido y cantidad de los bienes, y no le exige precio. Si el sistema permite pagar contra la orden de compra sin exigir la recepción, la mercadería que nunca llegó se paga igual, y el faltante aparece meses después en una conciliación de stock, cuando ya nadie recuerda qué pasó.

Precio: lo facturado contra lo pactado

El precio se controla entre la factura y la orden de compra, también línea por línea: el total puede coincidir escondiendo dos diferencias que se compensan.

Una línea que viene $50.000 más cara y otra $50.000 más barata dan el mismo total que la orden de compra. Un cotejo por total no ve nada; un cotejo línea por línea encuentra las dos.

Es el caso más común de sobrefacturación silenciosa, y casi nunca es mala fe: suele ser una lista de precios desactualizada de un lado o del otro.

Neto contra neto, en la misma moneda

La orden de compra suele escribirse en neto, y la factura totaliza con el IVA y las percepciones adentro. Comparar el total de la factura contra la orden marca una diferencia que no existe. Lo que se compara es el neto de la factura —gravado, no gravado y exento— contra la orden, salvo que esa orden en particular ya incluya los impuestos.

Con la moneda pasa algo parecido. "USD" en la orden y "Dólares" en la factura son la misma moneda, y hay que normalizarlas antes de comparar. Dos monedas distintas, en cambio, no se comparan sin elegir una cotización, y elegirla es decidir cuánto se paga: esa decisión no la toma el cotejo.

Unidad de medida: la trampa que no se ve

El proveedor factura por caja, el depósito recibe por unidad y la orden de compra decía pallets.

Las cantidades no se pueden comparar si no están en la misma unidad. Sin una unidad base a la que llevar todo, el cotejo compara 10 contra 240 y marca una diferencia que no existe, o peor, no marca una que sí existe.

Esto se agrava cuando el mismo artículo tiene códigos y presentaciones distintas en cada proveedor. El maestro de artículos tiene que poder llevar las tres a una unidad base común.

La regla que resume todo: sin remito, no hay pago

Sin recepción conformada no se paga: comprar no suma stock hasta la recepción, y una factura sin recepción no llega a pago. Es una regla dura y conviene que lo sea. Las excepciones que aparecen tienen respuesta:

• "Es un servicio, no tiene remito." La recepción es la conformidad de quien contrató el servicio. Mismo control, otro soporte.
• "Es urgente, el proveedor no despacha si no le pagamos." Es un anticipo, no un pago contra factura. Es otra operación, con otro control.
• "Ya sabemos que llegó." Entonces registrar la recepción cuesta treinta segundos.

Cómo tratar las diferencias

Tres criterios evitan que el control se vuelva un obstáculo:

Motivo obligatorio cuando hay diferencia. Si llegó distinto de lo pedido, quien recibe tiene que decir qué pasó. Sin eso, la diferencia queda sin explicación y se descubre en la conciliación.

Avisar sin bloquear, cuando corresponde. No toda diferencia justifica frenar la operación. Que falte stock para una venta se avisa, no se bloquea: se vende a pedido y contra fabricación. Que falte la recepción de algo que se va a pagar, sí bloquea.

Tolerancias chicas y por tipo. Una diferencia de gramos en un producto que se vende por peso es normal. La misma diferencia en unidades es un error. Configurar una tolerancia amplia para que el sistema moleste menos es desactivar el control sin decirlo.

Las tres puntas también existen del lado de las ventas

Del lado de las ventas la estructura es la misma, espejada: lo que se pidió, lo que ya salió y lo que ya se facturó. Un pedido se cierra solo cuando las tres coinciden.

Y aplica la regla simétrica: vender no descuenta stock hasta que la mercadería sale, igual que comprar no lo suma hasta la recepción.

En Arqueo (arqueoempresas.io) el cotejo de precios se hace línea por línea contra la orden de compra, la recepción se confirma desde el teléfono —"Llegó todo" o "Llegó otra cantidad" con motivo obligatorio si hay diferencia— y la confirmación es la que suma al stock y habilita el pago.

En resumen

En resumen: el three-way match compara la orden de compra, el remito y la factura antes de pagar, línea por línea y nunca por total. La cantidad se controla con el remito, que por norma la trae y no trae precio; el precio, entre la factura y la orden, neto contra neto y en la misma moneda. Sin recepción conformada, la factura no llega a pago.